Utskriftsvennlig versjon

Sentrale omgrep

Proveniensprinsippet

 

   

Proveniensprinsippet er ein grunnregel som gjeld for all oppbevaring av arkiv.

Arkiv frå ulike arkivskapande organ skal haldast frå kvarandre, og opphavleg orden og indre samanheng skal takast vare på for ettertida. Dette tyder mellom anna at ein ikkje skal reorganisere arkiv i ettertid, t.d. kode eit eldre arkiv etter ein ny nøkkel. Det tyder også at ein ved ei etatsamanslåing ikkje skal slå saman arkiva i frå tida før samanslåinga.

Multiproveniens

 

  

Omgrepet multiproveniens er nytta om arkiv som er eit resultat av fleire arkivskaparar/organ sin sakshandsaming. I kommunal samanheng vanlegvis nytta i to samanhengar.

1. I samband med elektroniske arkiv som er delt mellom fleire kommunar og/eller fleire forvaltningsnivå

2. I samband med arkiv som er eit resultat av felles sakshandsaming for to eller fleire organ.

Arkivplan

 

     

Forskriftene til Arkivlova krev at kommunen har ein arkivplan (forskr. § 2-2).

Arkivplanen skal til ein kvar tid gje oversyn over korleis all informasjon og dokumentasjon som kommunen treng i sitt daglege arbeid, eller har plikt til å oppbevare for ettertida, skal registrerast, oppbevarast og nyttast. Arkivplanen skal innehalde eit oversyn over dei arkiva (arkivseriane) som finst i kommunen. Arkivplanen skal gje forpliktande retningsliner og gje oversyn som lettar bruk av kommunen sin dokumentmasse både for samtida og framtida. Den papirbaserte planen skal oppdaterast årleg, medan den elektroniske skal oppdaterast kontinuerleg. Endringar som skjer mellom oppdateringane skal førast i ein endringslogg.

Tidlegare vart arkivplan ofte nytta synonymt med arkivnøkkel. Dette er noko ein har gått vekk frå i seinare tid.

Arkivskapar

 

  

Ei organisatorisk eining eller ein person som dannar arkiv som ledd i si verksemd. Ein arkivskapar kan vere eit offentleg organ, ei bedrift, ein organisasjon, ein institusjon, ein stiftelse etc. eller ein del av ei slik eining.

I offentleg samanheng er det vanleg å definere det som ei administrativ eining som har eige arkiv og som tek i mot og sender ut post på vegne av kommunen.

Enkeltarkiv

 

   

Dokumenter som vert til som ledd i ei verksemd dvs dokument som vert motteke eller produsert av ein enkelt arkivskapar og samlast som resultat av versemda til arkivskaparen. Enkeltarkiv vert også referert til som arkiv, t.d i Noark-system.

Arkivserie

 

   

Samling av arkivalia ordna etter eit felles ordningsprinsipp. Eit enkeltarkiv innheld som regel fleire arkivseriar. I Noark-systemer er arkivserie som regel synonymt med arkivdel.

Arkivnøkkel

 

    

Arkivnøkkel vert nytta på arkivserien saksarkiv. Alle saksarkiv i kommunal forvaltning skal vere klassifiserte etter ein arkivnøkkel. Unntak frå dette skal føreleggjast arkivansvarleg for godkjenning.

K-kodenøkkelen skil mellom:

1.eigaforvaltningssaker (talklassar)

2.fagsaker (bokstavklassar)

Nøkkelen vert oppdatert av Kommunenes Sentralforbund og har i hovudsak to funksjonar:

1. Systematisk plassering av papirdokument i det fysiske arkivet.

2. Søkestreng for elektronisk attfinning av saker innanfor emne.

Funksjonen i høve til papirarkiv er å finne igjen enkeltdokument/enkeltsaker basert på emneinndeling. Funksjonen i høve til elektroniske arkiv er å samle informasjon av likearta karakter for å kvalitetssikre og effektivisere sakshandsaminga.

Sak

 

     

1. Abstrakt: Eit spørsmål som er til handsaming, på grunnlag av ein førespurnad utanfrå eller på initiativ frå organet sjølv (jf forvaltningslova og offentlighetslova). Omgrepet nyttast også om sjølve handsamingsforløpet.

2. Konkret: Ei sak omfattar dei saksdokument, registreringar, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i handsaminga.

3. I Noark: Ei sak inneheld ei eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument, som er knytta saman under ein felles identitet (saksnummer), og som er skildra gjennom ein del opplysningar som er felles (saksopplysningar). Sak er ein eigen tabell i arkivstyringsmodulen.

4. Avklaring i høve til Forvaltningslova: Arkivering og journalføring vil ikkje vere avgjerande for kva som er "saka" sine dokument og som partane har krav på etter § 18 i Forvaltningslova. Den administrative registreringa og oppdelinga av saka vil avhenge av praktiske omsyn som ikkje nødvendigvis fører til same resulat som lova (Ref: Norsk Lovkommentar 2002, note 442 til forvaltningslova)

I arkivsamanheng skiljer ein mellom enkeltsaker og samlesaker.

Enkeltsak omhandlar i regelen ei konkret problemstilling initiert eksternt eller internt.

Samlesak omhandlar i regelen fleire enkeltsaker av nærskyld karakter som det av praktiske eller juridiske årsaker er naturleg å handsame samla, eksempelvis søknader om kulturstøtte og inntak til skular og barnehagar.

Kommunen bør ha klart definert kva ein reknar som ei administrativ sak. I tillegg må kommunen også definere korleis ein bind saman nærskylde saker eller mindre saker som er knytta til eit overordna prosjekt, eller ei overordna sak. Ein må også å ha referansar til eventuelle tidlegare saker dersom ein foretek skarpt periodeskilje.

Laster...