Plan for ordning og avlevering av eldre arkiv

  Utskriftsvennlig versjon

  

 

Arkivskapar/serie

Ordna

Kva er gjort og

kva må gjerast

Plan for utføring

Avlevere [1]

Status pr. 1.2.2017

Saksarkiv før 1965

 

 

 

 

 

Ørsta kommune,

Vartdal kommune,

Hjørundfjord kommune,

Eldre arkiv før 1965

 

Avtalt med IKA at dei hentar rett over nyttår.

Januar 2015

Januar/ februar 2015

Avlevert IKA des 2015

Saksarkiv 1965 -

 

 

 

 

 

Oppvekst   og kultur

-           Skule

-           Barnehage

-           Kultur

-           Barnevern

Saksarkiv med tilhøryande møtebøker, journalar m.m.   for perioden 1965 – 2006.

Ja

Frå 1.1.2016 ei stilling til ordning av arkiv. Rydda   på dugnad ilag med skuleadministrasjonen, ordna og listeført i perioden juli   2015 – januar 2016. Noko var listeført frå før men måtte gjerast om då   listene var i feil format, jmfr. IKA sine krav.

Ferdig

Sjå exelark for den einskilde serie.

Ferdig – klar for avlevering, vurderer å søkje om   tidleg avlevering då dette er ute av administrativ bruk.

Helse   og sosial

Saksarkiv med tilhøryande møtebøker, journalar m.m.   for perioden 1965 – 2006.

Ja

Frå 1.1.2016 ei stilling til ordning av arkiv. Rydda,   ordna og listeført i perioden februar 2016 – oktober 2016. Noko var listeført   frå før men måtte gjerast om då listene var i feil format, jmfr. IKA sine   krav.

Ferdig

Sjå exelark for den einskilde serie.

Ferdig – klar for avlevering, vurderer å søkje om   tidleg avlevering då dette er ute av administrativ bruk.

Teknisk   sektor

-           Kommunalteknikk

-           Brann

-           Byggesak

-           (Plan – delvis)

Saksarkiv med tilhøryande møtebøker, journalar m.m.   for perioden 1965 – 2006.

Også nemnder med eigne saksarkiv.

Nei

Frå 1.1.2016 ei stilling til ordning av arkiv. Står   i reolar og rundt om kring. Starta oktober 2016 med å samle arkivstykka i eit   arkivlokale. Sett opp etter allment arkivskjema og har starta gjennomgang av   saksarkiva.

2016/2017

 

Arbeidet pågår, satsar på å verte ferdig i løpet av   2017.

Byggesak

-           Byggesaksarkiv

Delvis

Mai 2016 – underskriven avtale med IKA Møre og   Romsdal om digitalisering av byggesaksarkivet. Starta arbeidet umiddelbart

2016/2107

Vert ståande på IKA M&R etter digitali-sering.

Pågåande, reknar med å vere ferdig i løpet av 2017.

Planarkiv

Nei

Står   i bokser og permar. Må ordnast og listeførast

2018

Vert brukt aktivt

 

Landbrukskontore   m/skogbruk

Nei

Delvis ordna

2018

 

 

Rådmannskontoret/

sentraladministrasjon

Saksarkiv med tilhøyrande møtebøker, journalar m.m.   for perioden 1965-2006.

Nei

Frå 1.1.2016 ei stilling til ordning av arkiv.

2019

 

Planlegg å starte dette ordningsarbeidet i 2019

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Diverse arkiv

 

 

 

 

 

Teknisk   sektor/sentraladministrasjonen

Eigedomsarkivet ( … - 2006)

”Svein   Silseth sitt tomtearkiv”

Delvis

Vi   har etter nøye gjennomgang og i samråd med IKA M&R bestemt at vi fører   mappene/boksene tilbake der dei høyrer heime;

før   1996 – til rådmannskontoret,

1997   og seinare – til teknisk

 

 

Jmfr.   arbeid med teknisk sektor og rådmannskontoret/sentraladministrasjonen.

Teknisk   sektor

Etableringstilskot/startlån   (1998 – 2006)

Ja

 

-

2031/2036

 

Teknisk   sektor

Utbetringstilskot   ( 1991 – 2006)

Ja

 

-

2031/2036

 

Teknisk   sektor

Etableringstilskot   (1981 – 1997)

Ja

 

-

2022/2027

 

IKS/AS m.m.

 

 

 

 

 

Ørsta tomteselskap AS – saksarkiv

protokoll

1985   – 1991

Nei

(Har   kome til fleire bokser)

2020

2016/2021

Må   gjerast om då der er mange nye bokser, dette kjem etter alle seksjonane på   huset.

Her er fleire selskap som   vi enno ikkje har kartlagt.

Nei

Vi   samlar desse etterkvart som vi finn dei.

2020

 

 

Personregister

 

 

 

 

 

Skular/barnehagar

Elevmapper

Ja

Skulane/barnehagane   ordnar etter IKA sine rutiner, og leverer til oss når eleven har slutta. 1   til 3 år etter.

Årleg,   fortløpande

Står   hjå oss i 10 år.

 

Skular/barnehagar

Protokollar   (fråværsprotokolar/karakterprotokollar)

Ja

Skulane/barnehagane   ordnar etter IKA sine rutiner, og leverer til oss når eleven har slutta. 1   til 3 år etter.

Årleg,   fortløpande

Står   hjå oss i 10 år

 

Ytre   einingar (skular, barnehager, institusjonar m.fl.)

Personalmapper ( i tillegg   til dei vi har her på huset.)

Ja

Einingane   ordnar etter IKA sine rutiner, og leverer til oss.

 

?

 

Institusjonane

(Ørstaheimen,   Vartdal helsetun, Hjørundfjordheimen

Morsmapper

Ja

Institusjonane   leverer til tildeling og koordinering som ordnar etter IKA sine rutiner, og   set i bortsettingsarkiv

Årleg,

fortløpande. 

Vert   ståande her 2 år.

 

 

Kommunelegane   på Vartdal og Sæbø

Legejournalar – mors

Nei

Må   kartleggast. Vartdal har starta ordning. Har ikkje oversikt over Sæbø

Vår   2015

 

 

Skulekontoret

Elevmapper f. 1938 – 1998

Ja

Lister godkjent klar til avlevering

 

2024

 

Ørsta   kommune

Personalarkiv (… - d.d.)

Nei

Skule/barnehage   set vekk etter kvart som dei sluttar, ordna alfabetisk i ein stor serie

Resten   vert sett vekk år for år, eller fleire år i ein serie.

 

Nei   ?

 

[1] Avlevering av personregister etter 10 år, saksarkiv etter 25 – 30 år