1. Abstrakt: Eit spørsmål som er til handsaming, på grunnlag av ein førespurnad utanfrå eller på initiativ frå organet sjølv (jf forvaltningslova og offentlighetslova). Omgrepet nyttast også om sjølve handsamingsforløpet. 2. Konkret: Ei sak omfattar dei saksdokument, registreringar, påskrifter etc. som oppstår og/eller inngår i handsaminga. 3. I Noark: Ei sak inneheld ei eller fleire journalpostar med tilhøyrande dokument, som er knytta saman under ein felles identitet (saksnummer), og som er skildra gjennom ein del opplysningar som er felles (saksopplysningar). Sak er ein eigen tabell i arkivstyringsmodulen. 4. Avklaring i høve til Forvaltningslova: Arkivering og journalføring vil ikkje vere avgjerande for kva som er "saka" sine dokument og som partane har krav på etter § 18 i Forvaltningslova. Den administrative registreringa og oppdelinga av saka vil avhenge av praktiske omsyn som ikkje nødvendigvis fører til same resulat som lova (Ref: Norsk Lovkommentar 2002, note 442 til forvaltningslova) I arkivsamanheng skiljer ein mellom enkeltsaker og samlesaker. Enkeltsak omhandlar i regelen ei konkret problemstilling initiert eksternt eller internt. Samlesak omhandlar i regelen fleire enkeltsaker av nærskyld karakter som det av praktiske eller juridiske årsaker er naturleg å handsame samla, eksempelvis søknader om kulturstøtte og inntak til skular og barnehagar. Kommunen bør ha klart definert kva ein reknar som ei administrativ sak. I tillegg må kommunen også definere korleis ein bind saman nærskylde saker eller mindre saker som er knytta til eit overordna prosjekt, eller ei overordna sak. Ein må også å ha referansar til eventuelle tidlegare saker dersom ein foretek skarpt periodeskilje.
|